נוהל טיסות לחו"ל בתפקיד

‏31/05/2018

הנדון : נוהל נסיעות לחו"ל בתפקיד

1. הקדמה:

בהתאם לסיכום הנחיות מבקר המדינה "נסיעות לחו"ל של נבחרי ציבור ועובדים ברשויות המקומיות"

בהם נכתב:

"על משרד הפנים לסיים את כתיבתו של הנוהל בנושא נסיעותיהם לחו"ל של נבחרים ועובדים ברשויות המקומיות במסגרת תפקידם ולהנחות את הרשויות המקומיות לפעול לפיו. ראוי שהנוהל יגובש בין היתר בהתאם לכללים החלים על עובדי המדינה, בשינויים המחויבים, וכן בהתאם להערות שניתנו במסגרת הביקורת ולהמלצות שהובאו בדוח זה. עד שמשרד הפנים יפרסם נוהל כזה, על הרשויות המקומיות לגבש נהלים פנימיים שיסדירו את נושא הנסיעות לחו"ל בתפקיד. ראוי כי נסיעות לחו"ל בתפקיד יתבצעו בהתאם לתכנית עבודה שנתית סדורה המציבה יעדים מתוכננים, מייעדת את העובדים הרלוונטיים לקידום יעדי הנסיעה וקובעת אומדן תקציבי של כל נסיעה.

ראוי כי צוות שחבריו הם גורמים מרכזיים ברשות המקומית יבחן החלטות של הרשות הנוגעות לנסיעות לחו"ל בתפקיד, וכי ההחלטות יתועדו במסמכים שישקפו את מהלך הדיון בנושא הנסיעות ואת תהליך קבלת ההחלטות, כדי לאפשר מעקב אחר השגת היעדים שנקבעו והפקת הלקחים בנושא. ההחלטות אם לאשר נסיעות עובדים לחו"ל במסגרת תפקידם ייקבעו בהתאם למידת נחיצותה של הנסיעה, לעלויותיה הכספיות, וכן להרכבה ולגודלה ההולם של המשלחת, בשים לב לצורך לחסוך בכספי ציבור. ההחלטות בנוגע לנסיעות של ראשי רשויות מקומיות ועובדיהן לחו"ל בתפקיד אשר גורם חיצוני מממן אותן באופן מלא או חלקי יועברו ליועץ המשפטי של הרשות המקומית, והוא יחווה את דעתו בנושא ויכריע בשאלה אם אין בהן משום חשש לניגוד עניינים. הדבר יעוגן בנוהל הנסיעות של הרשות".

הוחלט על ניסוח נוהל פנימי בנוגע לנסיעות לחו"ל של עובדי מועצה בתפקיד

1. מטרה

2. להבטיח הליך סדור ואחיד לאישור נסיעה לחו"ל של עובד המועצה במסגרת תפקידו ולפקח על התשלומים השונים הקשורים בהוצאות הנסיעה לחו״ל.

3. כללי

4. עובדי המועצה נדרשים לעיתים לקיים נסיעות לחו״ל במסגרת ובקשר לעבודתם במועצה. נסיעות אלו צריכות להיות מאושרות כנדרש ע"י הסמכות המטפלת בנסיעות לחו"ל במועצה – מנכ"ל המועצה.

5. בגין נסיעת העבודה, זכאית המועצה לניכוי הוצאות הנסיעה המוכרות במס, והקשורות קשר ישיר/הכרחיות לייצור ההכנסה ו/או ייצוג הרשות.

6. באחריות המועצה להתעדכן בתחילת כל שנת עבודה, ובעזרת משרד רו״ח של המועצה, לעניין ההוצאות המותרות לניכוי.

7. גובה ההוצאות אשר יוחזר לעובד עבור הוצאותיו המגובות בקבלות, לא יעלה על הסכומים המותרים בניכוי הרשומים בתקנות, סע׳ 6 שלהלן, אלא באישור מליאת המועצה, ובהתחשב במשך ויעד הנסיעה.

8. בהתאם לכללים הנוהגים בשירות המדינה, ותוך רצון לחסוך בהוצאות המועצה, יקבע כי כל הנסיעות של עובד המועצה הנוסע בתפקיד לחו״ל תהיינה במחלקת תיירות.

9. אחריות וסמכות

10. מנהלי אגפים יעבירו למנכ"ל המועצה המלצה לנסיעה לחו״ל של עובד מהאגף. ראש המועצה יעביר את המלצתו לגבי נסיעה של מנהלי אגפים ונושאי תפקידים סטטוטוריים.

11. תמונה וועדה שחבריה הם מנכ"ל המועצה היועמ"ש של המועצה וגזבר המועצה אשר תדון בכל בקשה לאישור. בפני הועדה יובאו בין היתר המלצת מנהל אגף/ראש מועצה, באשר לצורך שבנסיעת העובד לחו"ל והמטרות שמבקשת המועצה להשיג. בהתאם להמלצת הועדה יאשר או ידחה מנכ"ל המועצה את הנסיעה.

12. על מנכ"ל המועצה להביא לידיעת מליאת המועצה כל נסיעה של עובד, מרמת מנהל אגף ו\או נושא בתפקיד סטטוטורי לחו"ל , בנוסף לאישור המנכ"ל היועמ"ש וגזבר המועצה.

13. במידה ומדובר בנסיעה של ראש המועצה יחולו הנחיות חוזר מנכ"ל מספר 4/2017

14. במידה והנסיעה ממומנת על ידי גורם חיצוני (למעט משרדי ממשלה) יעביר המנכ"ל את הבקשה לאישור המליאה וזאת על מנת למנוע ניגוד עניינים.

1. הגשת בקשה

2. עובד המבקש שתאושר לו נסיעה לחו״ל במסגרת ולצורכי עבודתו, יגיש בקשה מתאימה למנהל האגף .

3. הבקשה תוגש למנכ"ל המועצה באמצעות טופס "בקשה לאישור נסיעה בתפקיד", מצ״ב כנספח א׳.

4. הבקשה תוגש בכתב ותכלול הסבר בדבר מהות הנסיעה, משך הנסיעה, פירוט עלויות צפויות, וכן אישור מנהל האגף/ראש המועצה בדבר הצורך שבנסיעה והיעדים שמבקשת המועצה להשיג בנסיעה.

5. טרם הנסיעה יש להבהיר לעובד את החשיבות שבשמירת הקבלות הקשורות להוצאות המותרות בניכוי ו/או כל מסמך אחר הקשור במטרות הנסיעה, כך למשל תוכניות כנס וכדומה, זאת לאור האמור בע״א 9734/05 חברת ק.א בוני מטרסדורף והסביבה בע״מ נ׳ מס הכנסה פקיד שומה ירושלים.

1. סיכום הנסיעה

מיד לאחר שובו של העובד מנסיעת העבודה, יוציא העובד דו״ח המסכם את פעילותו בזמן הנסיעה. הדו״ח יומצא בשני עותקים למנהל האגף ולמנכ"ל המועצה.

העובד יצרף לדו״ח, טופס בקשה להחזר הוצאות. מצ״ב כנספח ב׳.

לטופס יצורפו כלל הקבלות בגין הוצאותיו של העובד במהלך הנסיעה.

על העובד לפרט בדו״ח, לגבי כל הוצאה שהוציא הקשורה בקשר ישיר לעבודתו ואשר לגביה אין קבלה.

עובד אשר ביצע נסיעה לחו״ל ביחד עם מי שאינו עובד המועצה, יפריד בין הוצאותיו להוצאות הנוסע נוסף.

1. סכומי הוצאות המותרים לצורך מס הכנסה על פי תקנות מס הכנסה (ניכוי הוצאות מסוימות), התשל״ב -1972, סעיף 2 (2) לתקנות- מעודכן לשנת 2012

1. הוצאות טיסה

2. הוצאות לרכישת כרטיסים במחלקת תיירים - יוכרו במלואן, הוצאות לינה על פי קבלות.

3. עד 7 לינות ראשונות - מותרות מלוא ההוצאות, אך לא יותר מ - $255 ללינה.

4. מהלינה ה - 8 עד השלמת 90 הלינות הראשונות - ההוצאות יוכרו כדלקמן:

5. אם הוצאות הלינה נמוכות מ- $112 - הן יוכרו במלואן.

6. אם הוצאות הלינה גבוהות מ - 112 $ - יוכרו 75% מהוצאות הלינה בפועל, אבל לא פחות מ- $112 ולא יותר מ - $191 (שהם $255X75%).

7. בנסיעה שכללה יותר מ- 90 לינות - מותרות בניכוי מלוא ההוצאות, אך לא יותר מ- $112 ללינה אחת ללילה, לגבי כל התקופה.

8. מנין הנסיעות

9. שתי נסיעות או יותר, שביניהן הייתה שהייה רצופה בישראל של פחות מ- 14 יום, יחשבו לנסיעה אחת לצורך התעריפים המוכרים.

10. הוצאות שהייה אחרות(מעבר ללינה); אש״ל, תחבורה ציבורית, מוניות.

11. אם נדרשו הוצאות לינה לפי קבלות - יוכרו $71 נוספים לכל יום שהייה ללא קבלות.

12. אם לא נדרשו הוצאות לינה כלל - יוכרו הוצאות שהייה של $120 לכל יום שהייה (כולל לינה - ללא קבלות).

13. הוצאות שכירת רכב פרטי - הסכום המותר ליום הוא $56.

14. הסכום הנ״ל כולל את כל הוצאות הרכב, לרבות דלק, שירותים וכל הוצאה אחרת, כל זאת בתנאי שהם לצורך ייצור ההכנסה / ייצוג הרשות.

15. הוצאות תקשורת, תחבורה ציבורית, כרטיסי ביקור בתערוכות רלבנטיות הכל מוכר על פי קבלות, בתנאי שהם לצורך ייצור

1. להלן רשימה הארצות בהן ניתן להגדיל ב - 25% את סכום הוצאות הלינה והאש״ל:

צרפת

יוון

בריטניה

אוסטריה

קטאר

יפן

גרמניה

אוסטרליה

קוריאה

לוקסמבורג

דובאי

איטליה

קמרון

נורבגיה

דנמרק

איסלנד

קנדה

ספרד

הולנד

אירלנד

שבדיה

עומאן

הונג קונג

אנגולה

שוויץ

פינלנד

טיוואן

בלגיה

לצורך ספירת הימים של השהייה, גם יום הטיסה (עזיבת הארץ) וגם יום החזרה נחשבים במניין הימים.

#חוץלארץ #חוquotל #חול #טיסותבתפקיד #טיסות #משלחות