נוהל התכתבות פנימית

1. כללי

היקף ההתכתבויות במועצה רב מדי ובתפוצה למכותבים רבים. לעיתים נועד הדבר לשם כיסוי והגנה מפני הבאות ולא לשם טיפול אמיתי בנושא/בעיה .

הדבר פוגם ביעילות המערכת ויוצר עומס בניירת על המכותבים .

1. מטרות

מטרת נוהל זה, הינו צמצום ההתכתבויות הפנימיות, והגברת השימוש בכלים ניהוליים נוספים .

1. הגדרות

החלטות נבחרים, ראש המועצה .

1. אסמכתאות והבסיס החוקי

החלטת נבחרים, ראש המועצה .

1. תאור התהליך

2. במקום מכתבים, לבצע סיכומים טלפוניים בנושאים שוטפים עם תיעוד פנים במחלקות/מינהלים .

3. פגישות אישיות כולל סיכומים המוסכמים ע"י כל הצדדים .

4. תזכורת טלפוניות מתועדות או הודעות באמצעות הדואר האלקטרוני .

5. חל איסור לכתב את ראש המועצה, מ"מ ראש המועצה ומנכ"ל, ניתן לכתב במקרים בהם התקבלה דרישה מפורשת לדיווח אישי בנושא מסויים .

1. האמצעים

טלפון, פגישות עבודה, דואר אלקטרוני .

1. סמכות ואחריות

העובד והמנהל הישיר בשרשרת המבנה הארגוני .

1. יישום בקרה ודיווח

סנקציות:

1. קנס כספי – גובהו יקבע ע"י מנהל משאבי אנוש .

2. אזהרה בתיק אישי .

קביעה על אי התאמה מקצועית עם כל המשתמע מכך

#התכתבותפנימית #מיילים #אימייל #החלטות